一：布置会场前要先对会议的一些基本信息进行整理了解，例如会议的规模，与会人员的数量等等，通过这些信息拟定一套合适的会场布置方案。
二：很多大型的学术会议或者研讨型会议都是一些有声望的专家或领导参加，所以是一定要为与会人员准备铭牌的，会议前要安排好坐席和铭牌。
三：会场内如有摆放会议资料的需要，也需要在会前将资料摆放整齐放在每一位与会人员的座位上。尤其是主席台位置，会务人员要摆放会议资料在主席台上。
四：会场的茶水准备也是必不可少的，很多会议特别是到专门的会场召开的会议都会持续很长时间，一般是两个小时以上，所以一定要为与会人员准备茶水。
五：考虑到与会人员的参会心情，所以会场环境需要根据条件来调整，例如灯光和温度，以及绿植植物的摆放等，力求让与会人员在一个舒适的环境里参会，能够达到最佳的会议效果。
六：会议横幅也是必不可少的会场布置，例如欢迎某某公司召开XXX会议，又或者挂上节日祝福的横幅，这能够凸显会议主题，还能够让与会人员感受到热情。
七：会议或者活动的举行都是少不了设施设备的，基本设备是一定要有的，例如投影仪、话筒、音响、音控系统等等，这些都是必不可少的。
八：会务人员还需要准备一定的会议记录工具，很多会议都需要做会议纪要，还可能需要拍摄一定的相片等。
九：会场空气也是需要调节的，很多会场因为平时使用较少，会长期关闭，这就导致会场的空气不够新鲜，所以布置会场时一定要考虑会场的空气。
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